W dniu 25 września 2024 roku wejdą w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928). Ustawa ta ma zapewnić wdrożenie wymaganych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady środków ochrony osób zgłaszających oraz osób, których dotyczy zgłoszenie, jak również związanych ze zgłaszaniem rozwiązań organizacyjnych i instytucjonalnych.
Sygnalistą jest osoba fizyczna (m.in. pracownik, przedsiębiorca, stażysta, wolontariusz), która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Do ustalenia wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zobowiązane są podmioty prawne, tj. m. in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne, pracodawcy, jednostki sektora finansów publicznych, na rzecz których według stanu na dzień 01 stycznia lub 01 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (nie tylko na podstawie umowy o pracę). W przypadku, gdy podmiot zatrudnia mniej niż 50 osób ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych nie jest obligatoryjne.
Podmiot ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:
- zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
- przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowych.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
- bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej[1].
Podkreślić należy, że w ustawie o ochronie sygnalistów ustawodawca przewidział także przepisy o charakterze karnym. Tym samym nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów zagrożone jest grzywną. Z kolei uniemożliwienie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia innej osobie zagrożone jest grzywną, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Jak już zostało wspomniane, ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie dopiero 25 września tego roku, jednak zdaniem resortu pracy pracodawcy powinni już teraz, przed wejściem ustawy w życie, podjąć działania zmierzające do wprowadzenia wewnętrznej procedury.
Nasza kancelaria posiada wieloletnie doświadczenie w obsłudze przedsiębiorców – skontaktuj się z nami, możemy przygotować procedurę zgłoszeń wewnętrznych dla Twojej firmy.
[1] art. 25 ust. 1 pkt 8 wchodzi w życie 25 grudnia 2024 r.
Autorką tekstu jest aplikantka radcowska Kamila Panek
Fotografia objęta jest wolną licencją i pochodzi z serwisu Pexels