Z końcem września 2018 r. upłynął termin na dostosowanie przez przedsiębiorców i pracodawców wewnętrznych regulacji dotyczących monitoringu wizyjnego i poczty elektronicznej do nowych przepisów o ochronie danych wprowadzonych na mocy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako „RODO”) oraz polskiej Ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000). W związku z czym Urząd Ochrony Danych Osobowych (dalej jako „UODO”) wszczął kontrole w tym zakresie.
Nowa ustawa o ochronie danych osobowych dostosowała polskie prawo do RODO. Ustawa zmieniła m.in. Kodeks pracy dodając do niego dwie nowe regulacje – art. 22 2 k.p oraz 22 3 k.p. Pierwsza z nich dotyczy monitoringu wizyjnego, druga zaś kontroli poczty elektronicznej. Omawiane regulacje wiążą się z poszanowaniem dóbr osobistych pracowników, ochroną ich danych osobowych oraz prawem do prywatności, a także wychodzą naprzeciw dbałości o mienie, bezpieczeństwo i interesy gospodarcze pracodawcy.
Zakres kontroli UODO
Zgodnie z art. 22 2 k.p. monitoring wizyjny można wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Obejmować on może teren zakładu pracy lub teren wokół niego. Są to jedyne wymagania uzasadniające zainstalowanie kamer. Sposób, cele jak i zakres stosowania monitoringu muszą zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).
Wielu przedsiębiorców sądziło, że w związku z przytoczonymi powyżej nowelizacjami, jedynym obowiązkiem będzie wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminu pracy oraz opublikowanie informacji o tym, że kamery rejestrują pracowników. Tymczasem w pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na adekwatność stosowania monitoringu do potrzeb i warunków konkretnej organizacji.
Konsekwencje ewentualnych naruszeń
Naruszenie obowiązków pracodawcy w związku ze stosowaniem monitoringu nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Dział trzynasty Kodeksu pracy nie został w żaden sposób znowelizowany w związku z wprowadzeniem opisywanych zmian. Pracownikom w związku z naruszeniem ich dóbr osobistych pozostaje więc droga odszkodowawcza, wytoczenie powództwa na drodze sądowej bądź też skarga do UODO.
Kary za naruszenie przepisów RODO są bardzo surowe: do 20 mln euro lub 4 % całego obrotu firmy, a w przypadku administracji publicznej do 100 tys. zł, zaś w przypadku instytucji kultury 10 tys. zł.
Fałszywe kontrole
Prezes UODO poinformował, że w najbliższym czasie będą miały miejsce kontrole i upoważnione do ich przeprowadzenia osoby będą pojawiać się w wyznaczonych do kontroli podmiotach. Ważne jest by weryfikować tożsamość takich osób. W ostatnich tygodniach dochodziło bowiem do wielu zgłoszeń w sprawie kontroli z UODO, które okazywały się próbami oszustwa.
Należy pamiętać, że co do zasady UODO uprzedza pisemnie o zamiarze przeprowadzeniu kontroli. Jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości co do wiarygodności osoby, która okaże dokumenty upoważniające do kontroli, może telefonicznie zweryfikować, czy ma do czynienia z prawdziwym kontrolerem UODO.
Jeżeli będą mieli Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące omawianej materii, pozostajemy do dyspozycji.
Autorką tekstu jest aplikantka radcowska Magdalena Keczmerska
Masz pytania? Skontaktuj się z nami!
Fotografia objęta jest wolną licencją i pochodzi z serwisu www.unsplash.com